副業の「見えない時間」を減らしたい

「請求書」って、面倒だけど避けられない

副業やフリーランスを始めた人が必ずと言っていいほど直面するのが「請求書作成」。

案件の納品が終わってホッとしたのも束の間、「あっ、請求書まだだった…」という現実。

取引先の社名、宛名、案件名、納品日、振込先口座、そして合計金額。

この情報をコピペしながら作って、PDFにしてメール添付して送信…。

意外と時間がかかりますし、作業自体は単調なのに、金額や名前の間違いが命取りになるというプレッシャーもあります。

「これ、AIでできないの？」という素朴な疑問

最近では文章生成や画像生成だけでなく、「事務作業」すらAIがカバーしてきています。

ChatGPTやNotion AIなどのツールを触っていて、「これ、請求書もやってくれそうじゃない？」と感じたのがきっかけでした。

毎月似たような内容の請求書を作っているなら、テンプレートを用意してくれるAIがいれば、作業時間がぐっと減らせるのでは…？

そう思った私は、試しにChatGPTで請求書テンプレを作らせることにしました。

AIで請求書テンプレートを作ってみた

使ったツールと前提条件

今回はChatGPT-4を使いました。無料プランだとGPT-3.5ですが、テンプレートの構造を丁寧に扱ってくれる4の方が安心です。

業種は「副業Webライター」と仮定し、以下のような情報を元にテンプレを生成してもらいました。

• 自分の名前・住所・連絡先
• 取引先名・宛名
• 案件名と納品日
• 請求金額と振込先
• 備考（振込手数料の扱い等）

これらを「請求書テンプレートをWord形式で出力してください」とプロンプトしてみたところ…

AIが出してきた請求書は、意外と完成度が高い

ChatGPTは以下のような表形式で請求書を作ってくれました。

• 発行日
• 請求番号
• 宛名（会社名・部署・担当者名）
• 請求金額
• 振込先銀行・口座番号
• 明細（品目・単価・数量・小計）

さらに「備考欄」「消費税の明記」などもきちんと入っていて、驚き。

Word形式ではないものの、プレーンテキスト＋整った表組みになっていたので、Google DocsやWordにそのまま貼り付けて整形すれば、十分使える状態でした。

改善プロンプトで“自分仕様”に最適化

初回のテンプレはやや「汎用型」だったため、以下のような調整を追加プロンプトで指示しました。

• 請求金額に「税込み」と記載してほしい
• 自社ロゴを挿入する位置にスペースを空けたい
• 備考欄に「末締め翌月末払い」を固定表示したい

これらのリクエストにもChatGPTは柔軟に対応。即座にカスタマイズしたテンプレを再生成してくれました。

しかも、こちらが言葉にしきれていない部分も「この場合、振込期日は〇日後に固定しておきましょうか？」などと提案してくる点が好印象。

AI請求書テンプレは“実務で使える”のか？

PDF化・送信作業もスムーズにできた

ChatGPTが出力してくれたテンプレートは、テキストベースですが整形がしやすく、WordやGoogleドキュメントへの貼り付けがとても簡単。

表も自動整形されるので、手作業でレイアウトを整える手間は最小限でした。

そして「PDFで出力して、メール添付で送る」という副業あるあるの流れも、Googleドキュメントなら「ファイル → ダウンロード → PDF」で一発完了。

副業に時間を割けない平日夜などでも、数分で請求書が完成する状態になりました。

作成にかかる時間は1/4に短縮

これまでは1件あたり10〜15分ほどかかっていた請求書作成。

・前回の請求書を探す ・宛名や金額を書き換える ・PDF化して保存 ・メール作成して添付

この一連の流れが、AIテンプレを使えば5分以内に完了。

慣れれば2分程度で済むケースもありました。

特にありがたいのが「金額のミス」が減ること。人間だと、うっかり0が1個足りない…なんてこともありますが、AIは指定どおりに正確に書いてくれます。

もちろん最終チェックは必要ですが、「ゼロから作る」手間がなくなることで、作業ストレスが激減します。

AI自動化で気をつけたいことと、応用の広がり

“完全自動化”よりも“半自動化”が現実的

実際にやってみて感じたのは、「AIに丸投げ＝OK」ではないということ。

取引先によっては独自の請求書フォーマットがあったり、「印紙が必要」「郵送が必要」といったケースもあります。

そのため、すべてをAIでまかなうというよりは、テンプレート生成やチェックの補助としてAIを使うのが現実的で、結果的に最も効率的でした。

応用アイデア：案件ごとに違うテンプレも自動化

例えば、「この取引先は英語で請求書が必要」「あちらは源泉徴収額を明記」など、案件ごとに違うパターンがありますよね。

こういったケースでもChatGPTは柔軟で、「英語で同じ内容の請求書にして」とプロンプトするだけで、しっかり英文化された請求書を生成。

「フリーランスで国際案件が多い」「複数のプラットフォームをまたいで副業をしている」という人にも有用です。

その他の副業ツールとの連携で最強化

今回の流れに、以下のようなツールを組み合わせれば、さらに効率化が進みます。

• Googleスプレッドシート：案件管理＋データ連携
• Zapier / Make：PDF保存＆メール送信の自動化
• Notion：月次の請求履歴管理＋支払状況の可視化

これらとChatGPTを組み合わせると、もはや“半分会社”みたいな副業オペレーションが完成します。

まとめ：請求書もAIに任せて、副業にもっと集中を

今回は「ChatGPTを使って請求書テンプレートを自動生成する」というテーマで、実践レポートをお届けしました。

正直、最初は「おもしろそう」くらいの感覚でしたが、想像以上に実務で使えました。

もちろん、すべての作業を丸投げできるわけではないものの、面倒な初動をAIが担ってくれることで、「自分がやるべきこと」に集中できる環境が整ったのは大きな収穫です。

「AIが請求書を作ってくれる」そんな未来はもう現実になっています。

手間のかかる作業をスマートにこなして、もっと本業やスキルアップ、そして休息の時間に充てていきましょう。

あなたの副業ライフが、少しでもラクになるきっかけになれば幸いです。